Care sunt termenele legale de păstrare a documentelor
Deschiderea unei firme și parcursul ei presupun acumularea în timp a unei întregi arhive de documente, care necesită o organizare temeinică și o monitorizare constantă. Documentele unei firme pot fi de mai multe tipuri, de la actele de înființare la acte contabile, facturi sau documente juridice. Acestea funcționează ca o dovadă legală și suport în diferite situații de natură comercială sau juridică. Află din acest material care sunt termenele legale de păstrare a documentelor, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 96/1996 și ce soluții ar trebui să adopți pentru arhivarea corectă a actelor.
Care este termenul de păstrare a documentelor?
Fiecare companie este obligată, conform legii, să păstreze documentele firmei, în vederea prezentării acestora în situații de audit, controale sau pentru probatoriu în cazul litigiilor. Este important ca reprezentanții companiilor să apeleze la servicii de arhivare documente care să le ofere beneficiul păstrării în siguranță a documentelor, dar și respectarea cerințelor GDPR. Specialiștii cunosc termenele de păstrare a documentelor și oferă, în plus, servicii de sortare, ordonare și inventariere a acestora, pentru o evidență mai eficientă a arhivei.
Termen legal de păstrare a documentelor juridice
În categoria documentelor juridice sunt incluse documentele de înființare ale firmei, cu acte adiționale și alte tipuri de documente care atestă forma juridică, dar și hotărârile judecătorești relaționate de aceasta. Aceste tipuri de documente trebuie să fie păstrate permanent prin intermediul unui serviciu depozitare documente arhiva, în vederea atestării conformității legale.
Termen legal de păstrare a documentelor de personal
Documentele de resurse umane și personal sunt o categorie aparte de documente, care necesită păstrarea pentru 75 de ani datorită necesității de calculare a pensiei. Aceste tipuri de documente sunt foarte importante, deoarece ele atestă calitatea de angajat sau probează situații de întreruperi în contractul de muncă, de pauze, concedii sau alte situații relevante în contextul cotizației pentru pensie. În categoria documente de personal intră și fișele de post, contractele de muncă, state de plată, fluturașii de salariu, pontaje, adeverințe de vechime sau deciziile de încetare a contractelor de muncă.
Termen legal de păstrare documente comerciale
Documentele comerciale, cum ar fi contractele semnate între entități, pe baza cărora se desfășoară diferite activități, au un termen de păstrare de 10 ani. Acest termen este aplicabil chiar și pentru acele categorii de lucrări cu efecte pe termen lung (exemplu: mentenanță, construire etc.).
Termen legal de păstrare pentru documente contabile
Zona contabilă este foarte amplă, astfel că aici pot fi regăsite o multitudine de tipuri de documente. Bonurile, facturile și chitanțele au un termen de păstrare de 5-10 ani, pentru a servi drept probatoriu în cazul litigiilor sau pentru acoperire legală în cazul achiziției de bunuri sau servicii.
Fiecare tip de document are stabilit un anumit termen de păstrare, iar acesta ar trebui să fie respectat de către fiecare entitate juridică. Documentele pot fi distruse numai după depășirea acestor termene, pentru fiecare categorie de document și în depline condiții de siguranță și confidențialitate.
Pentru arhivare, păstrare și distrugere documente este recomandat să lucrezi cu o echipă de profesioniști, pentru a avea siguranța că firma ta respectă în totalitate reglementările legale.
